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Wie kann man eine Kündigung richtig schreiben?

Das Kündigungsschreiben ist an gewisse Konventionen gebunden.

Das Kündigungsschreiben ist an gewisse Konventionen gebunden.

Die Freude, eine Arbeitsstelle gefunden zu haben, hält oft nicht auf immer und ewig an. Machen sich Unzufriedenheit oder Perspektivlosigkeit breit oder erhalten Arbeitnehmer ein besseres Angebot, überlegen sie, eine Kündigung zu schreiben und die Arbeit für das Unternehmen einzustellen.

Kündigungsgründe gibt es viele. Auch Arbeitgeber fühlen sich manchmal aus betrieblichen oder anderen Gründen dazu genötigt, ein Arbeitsverhältnis zu beenden. Doch wie ist eine Kündigung zu schreiben? Was müssen Arbeitgeber bzw.  Arbeitnehmer beachten?

Im nachfolgenden Ratgeber erklären wir, wie Sie eine Kündigung schreiben können. Ein Muster steht am Ende der Seite zum kostenlosen Download zur Verfügung.

Kündigungsschreiben: Was ist rechtlich zu beachten?

Schauen Sie sich den Arbeitsvertrag genau an, bevor Sie eine Kündigung schreiben.

Schauen Sie sich den Arbeitsvertrag genau an, bevor Sie eine Kündigung schreiben.

Bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses wird unterschieden in Eigenkündigung und Fremdkündigung. Bei ersterer kündigt der Arbeitnehmer und bei letzterer der Arbeitgeber. Beide müssen beim Kündigungsschreiben gewisse Formalien beachten. Festgeschrieben ist dies im § 622 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Demnach gilt für die Kündigung stets die Schriftform als verbindlich. Außerdem müssen die Kündigungsfristen von Arbeitnehmer bzw. Arbeitgeber eingehalten werden. Solange nichts anderes vereinbart wurde, kündigen Arbeitnehmer mit einer Frist von vier Wochen zum Ende oder zum Fünfzehnten eines Monats. Bei Arbeitgebern ist die Kündigungsfrist dagegen abhängig von der Dauer des Arbeitsverhältnisses.

In der maximal sechs Monate währenden Probezeit beträgt die Kündigungsfrist zwei Wochen. Ein Kündigungsgrund muss allerdings nicht vorliegen bzw. mitgeteilt werden.

Wollen Arbeitnehmer für die Arbeit nach der Probezeit eine Kündigung schreiben, muss dafür kein entsprechender Kündigungsgrund angegeben werden. Anders verhält sich dies beim Arbeitgeber. Er benötigt einen triftigen Grund, um den Arbeitnehmer zu entlassen. Arbeitsrechtlich rechtfertigen vier Anlässe ein Kündigungsschreiben:

  • Betriebsbedingte Kündigung: Eine Weiterbeschäftigung ist unmöglich, da dringende betriebliche Umstände dies verhindern (z. B. Standortschließung).
  • Personenbedingte Kündigung: Aufgrund persönlicher Umstände (z. B. Krankheit) ist der Arbeitgeber langfristig nicht mehr in der Lage, die ihm anvertrauten Aufgaben zu erfüllen.
  • Verhaltensbedingte Kündigung: Der Arbeitnehmer hat sich vertragswidrig verhalten (z. B. unzulässige Nebentätigkeit).
  • Fristlose Kündigung: Es wurde eine Straftat oder erhebliche Pflichtverletzung begangen. Eine weitere Anstellung ist unzumutbar.

Wollen Arbeitgeber eine Kündigung schreiben, weil sich der Arbeitnehmer nicht korrekt verhalten hat, muss zuvor eine Abmahnung ausgesprochen werden. Dies gibt ihm die Möglichkeit, sein Verhalten zu überdenken und anzupassen. Kommt es danach zum Wiederholungsfall, kann der Mitarbeiter aber gekündigt werden – unter Umständen sogar fristlos. Gegen diese Kündigung können Arbeitnehmer innerhalb von drei Wochen Einspruch beim Arbeitsgericht einlegen.

Kündigung schreiben: Ausbildung und Probezeit

Fristlose Kündigung: Das Schreiben von einem Verein für Arbeitnehmerrecht prüfen zu lassen, kann sinnvoll sein.

Fristlose Kündigung: Das Schreiben von einem Verein für Arbeitnehmerrecht prüfen zu lassen, kann sinnvoll sein.

Sollen Auszubildende gekündigt werden, muss dieses nach § 22 Berufsbildungsgesetz (BBiG) erfolgen. Während der Probezeit kann das Ausbildungsverhältnis jederzeit und ohne Angabe von Gründen beendet werden. Danach kann der Arbeitgeber nur noch aus wichtigem Grund, also fristlos kündigen. Azubis können auf eigenen Wunsch die Ausbildung mit einer Kündigungsfrist von vier Wochen abbrechen.

Wie beim normalen Arbeitsvertrag muss die Kündigung schriftlich erfolgen. Eine fristlose Kündigung muss zwingend begründet werden und innerhalb von zwei Wochen nach Bekanntwerden des Kündigungsgrundes erfolgen. Unter Umständen sollte aber zuvor abgemahnt werden.

Kündigung schreiben:  Minijob und Aushilfe

Im Sinne des Arbeitsrechts handelt es sich bei einem Minijob trotz des geringen Entgeltes um ein klassisches Beschäftigungsverhältnis bezüglich der Kündigungsfrist. Arbeitnehmer kündigen gemäß § 622 BGB ohne Angabe von Gründen mit einer Frist von vier Wochen. Für Arbeitgeber gilt die Kündigungsfrist entsprechend der Dauer des Arbeitsverhältnisses. Ein Kündigungsgrund muss angegeben werden.

Dies ist vergleichbar bei Aushilfen. Auch hier gilt grundsätzlich die gesetzliche Kündigungsfrist. Allerdings sollte nochmal ein Blick in den Vertrag geworfen werden, denn gemäß § 622 Abs. 5 Nr. 1 BGB kann für eine Aushilfe, die nur vorübergehend eingestellt wird, eine kürzere Kündigungsfrist vereinbart werden. Der Arbeitnehmer darf dann auch kurzfristig kündigen.

Gibt es keinen schriftlichen Arbeitsvertrag, folgt die Kündigungsfrist den Angaben im BGB. Die Kündigung muss ebenfalls schriftlich erfolgen. Ein Kündigungsschreiben ist also auch dann notwendig.

Machen Sie es richtig: Kündigung schreiben & Arbeitsvertrag lösen

Im Kündigungsschreiben darf Ihre Unterschrift nicht fehlen.

Im Kündigungsschreiben darf Ihre Unterschrift nicht fehlen.

Wie ist eine Kündigung überhaupt zu schreiben? Hierbei gibt es häufig Unklarheiten. Generell müssen gewisse Formalien eingehalten sein, obwohl das Kündigungsschreiben grundsätzlich auch formlos erstellt werden kann.

Benannt werden müssen Absender und Adressat, Datum, aussagekräftiger Betreff und eigentliche Kündigung unter Berücksichtigung der Fristen sowie die Unterschrift.

Durch die Angabe der persönlichen Daten müssen Arbeitnehmer und Unternehmen eindeutig identifizierbar sein. Unter Umständen sollte daher die Personalnummer und bei großen Unternehmen auch das Geburtsdatum angegeben werden.

Durch das Datum kann die Einhaltung der gesetzlichen Kündigungsfrist nachgewiesen werden. Arbeitnehmer sollten sich die fristgerechte Übergabe des Schreibens quittieren lassen. Im Betreff sollten Sie unbedingt den Begriff „Kündigung“ schreiben. Dadurch wird gewährleistet, dass das Schreiben rechtlich bindend ist.

Finden Sie die für den Arbeitgeber die geeignete Anrede. Als Adressat kommt der Vorgesetzte oder der Personalchef in Frage. Im Zweifel tut es aber auch ein „Damen und Herren“. Arbeitgeber müssen den zu kündigenden Mitarbeiter direkt und namentlich ansprechen.

Die Kündigung sollte aber insgesamt knapp gehalten werden. Hier ist nicht der Raum für breite Darlegung der Beweggründe bzw. der Gefühlslage. Arbeitgeber müssen zwar eine Begründung angeben, aber auch diese sollte auf das Nötigste beschränkt bleiben.

Kündigung schreiben: Arbeitnehmer können dieses Muster verwenden

[Ihre Anschrift]

[Anschrift Arbeitgeber]

[Ort],[ Datum]

Kündigung vom Arbeitsvertrag

Sehr geehrte/r [Name Arbeitgeber],

hiermit kündige ich das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis vom [Datum] ordentlich und fristgerecht zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Dies ist nach meiner Berechnung der [Datum].

Ich bitte Sie mir den Erhalt dieser Kündigung und das Beendigungsdatum schriftlich zu bestätigen.

Bitte stellen Sie mir ein qualifiziertes berufsförderndes Arbeitszeugnis aus.

Für die Zusammenarbeit bedanke ich mich recht herzlich.

Mit freundlichen Grüßen

[Name, Unterschrift]

Kündigung schreiben mit Vorlage: Download im PDF-Format | im DOC-Format

Kündigung schreiben: Arbeitgeber können dieses Muster verwenden

[Anschrift Arbeitgeber]

[Anschrift Arbeitnehmer]

[Ort],[ Datum]

Kündigung vom Arbeitsvertrag

Sehr geehrte/r [Name Arbeitnehmer],

hiermit kündigen wir das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis vom [Datum] ordentlich und fristgerecht zum [Datum]. Sollte die Kündigungsfrist zu diesem Termin nicht gewahrt sein, kündigen wir hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

[Begründung]

Ihr verbleibender Urlaubsanspruch beträgt [Anzahl] Tage. Wir gewähren Ihnen diesen Urlaub innerhalb der Kündigungsfrist. Entsprechend ist Ihr letzter Arbeitstag auf den [Datum] datiert.

Ihre Unterlagen sowie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis werden Ihnen unaufgefordert und zeitnah ausgehändigt. Unternehmenseigene Gegenstände und Arbeitsmittel müssen bis zum [Datum] zurückgegeben werden.

[Der Betriebsrat wurde über unsere Entscheidung unterrichtet. Der Kündigung hat er zugestimmt. Diesem Schreiben beiliegend finden Sie seine Stellungnahme.]

Auf Ihre Meldepflicht bei der Agentur für Arbeit machen wir Sie hiermit aufmerksam: Sie sind mit Zugang dieses Schreibens verpflichtet, sich arbeitsuchend zu melden. Eine verspätete Meldung kann Ihre Ansprüche auf Arbeitslosengeld mindern.

Wir bedanken uns für Ihre Mitarbeit und wünschen Ihnen auf Ihrem weiteren Weg und für Ihre berufliche Zukunft viel Erfolg und alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen

[Name, Unterschrift]

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